Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) adalah kerangka kerja yang dirancang untuk membantu sebuah organisasi dalam mencegah, mendeteksi, dan menanggulangi praktik penyuapan dalam lingkup organisasi, yang bertujuan untuk memastikan bahwa setiap perusahaan beroperasi dengan integritas yang tinggi dan mematuhi standar etika bisnis yang ketat.
Salah satu sertifikasi internasional yang menjadi pedoman PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) untuk mengembangkan sistem manajemen anti penyuapan adalah ISO 37001:2016 yang berhasil diraih oleh KFTD pada 18 September 2023. Pencapaian ini menegaskan komitmen KFTD dalam menerapkan praktik bisnis yang etis dan mematuhi standar global.
Proses Penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan di KFTD
Dalam upaya mengimplementasikan SMAP, PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) melakukan beberapa rangkaian proses mulai dari perencanaan, penetapan kebijakan, hingga penyempurnaan secara berkelanjutan, antara lain :
1. Perencanaan Sistem Manajemen Anti Penyuapan
Untuk memastikan bahwa upaya pencegahan praktik suap berjalan secara efektif, maka KFTD melakukan serangkaian tindakan perencanaan, meliputi:
- Membuat program dan jadwal.
- Menentukan lingkup penerapan, tujuan, dan sasaran SMAP di KFTD.
- Membuat dan menyediakan dokumen, mulai dari dokumen terkait prosedur, work instruction, rekaman, hingga petunjuk pelaksanaan.
- Penunjukan fungsi kepatuhan anti penyuapan.
- Mengadakan pelatihan dan sosialisasi.
- Sertifikasi SNI/ISO 37001:2016 sebagai bukti kualitas pemenuhan persyaratan SMAP.
2. Penetapan Kebijakan SMAP dan Struktur Organisasi
Selanjutnya, KFTD menetapkan kebijakan dan menyusun struktur organisasi yang sesuai untuk mendukung implementasi kebijakan tersebut. Hal ini melibatkan penunjukan personel yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemantauan SMAP serta pembentukan komite atau tim khusus yang bertugas mengawasi jika terjadi pelanggaran, seperti tindak korupsi atau penyuapan yang berpotensi terjadi di lingkungan kerja.
3. Dokumentasi
Pada tahap ini, KFTD menyusun pedoman dan prosedur tertulis yang rinci tentang langkah-langkah yang harus diikuti untuk mencegah, mendeteksi, dan menanggulangi penyuapan. Dokumen-dokumen ini mencakup kode etik, prosedur pelaporan pelanggaran, serta langkah-langkah investigasi dan tindak lanjut.
4. Penilaian Risiko dan Peluang
Tahap ini melibatkan identifikasi oleh KFTD terhadap area-area dimana risiko penyuapan mungkin paling tinggi, serta peluang untuk meningkatkan keefektifan SMAP. Dalam mempertimbangkan risiko dan peluang, KFTD menggunakan pendekatan ‘risk based thinking’ dari awal sampai akhir proses yang mencakup:
- Mengidentifikasi risiko penyuapan organisasi.
- Menganalisis, menilai, dan memprioritaskan risiko penyuapan.
- Mengevaluasi kesesuaian dan keefektifan dari kendali yang ada.
- Meninjau secara teratur setiap ada perubahan-perubahan.
- Seluruh tindakan menilai risiko dan peluang yang telah teridentifikasi tadi kemudian didokumentasikan sebagai wawasan perusahaan.
5. Penetapan Sasaran Anti Penyuapan
Berdasarkan penilaian risiko dan peluang, perusahaan menetapkan sasaran-sasaran anti penyuapan yang spesifik dan terukur, baik untuk jangka pendek atau panjang. Metode penetapan sasaran anti penyuapan di Kimia Farma Trading & Distribution dilakukan melalui program anti penyuapan yang relevan pada periode tertentu.
Dalam program tersebut, perusahaan kemudian menyusun indikator keberhasilan program yang measurable, baik secara reaktif (lagging indicator) maupun proaktif (leading indicator).
6. Identifikasi Kebutuhan untuk Perubahan SMAP
Perubahan Sistem Manajemen Anti Penyuapan dapat bersumber dari internal maupun eksternal KFTD, seperti perubahan struktur organisasi, perubahan business process, pengembangan bisnis, dll. Untuk mengantisipasi perubahan ini, KFTD berupaya mengidentifikasi segala kebutuhan untuk perubahan tersebut, meliputi ketersediaan sumber daya, realokasi wewenang, dan sebagainya.
7. Penyediaan Sumber Daya
Kimia Farma Trading & Distribution menyediakan sumber daya yang cukup untuk mendukung implementasi SMAP, termasuk anggaran, SDM, infrastruktur, dan lainnya. Melalui pemenuhan SDM, Kimia Farma Trading & Distribution memastikan bahwa proses rekrutmen berjalan secara transparan disertai dengan proses verifikasi latar belakang yang menjamin bahwa kandidat tidak terlibat praktik penyuapan atau korupsi.
8. Uji Kelayakan Anti Penyuapan
Demi memastikan keefektifan SMAP untuk area-area yang memiliki risiko penyuapan tinggi, KFTD selalu melakukan uji kelayakan (due diligence) anti penyuapan, mulai dari uji kelayakan SDM, mitra bisnis, transaksi keuangan, investasi, hingga proyek besar.
9. Pelaporan
Proses pelaporan merupakan bagian integral dari SMAP di Kimia Farma Trading & Distribution melalui kanal Whistle Blowing System (WBS) secara anonim. Untuk setiap pelaporan terkait penyuapan yang masuk, KFTD memastikan bahwa kerahasiaan informasi dan perlindungan terhadap pelapor tetap terjaga.
Seluruh proses di atas membuktikan bahwa KFTD berkomitmen menjaga perusahaan dari segala praktik atau dugaan terkait penyuapan. Pasalnya, bagi perusahaan, penerapan SMAP merupakan langkah awal yang krusial dalam membangun budaya perusahaan yang bersih dari penyuapan dan menjaga integritas dalam semua aspek operasionalnya.